2.03 CAISSE

Le module de caisse est étroitement lié au module commande client, en effet un ticket peut devenir un document de gestion tel qu’une commande ou un bordereau de livraison.

Avant de commencer à utiliser ce module, il est important de s’assurer que dans les paramètres, un client par défaut est défini (Cf 3.03.07), et que ce client existe dans le fichier clients, on considère que toute opération de caisse est traitée avec ce client (par défaut le numéro de client est CAISSE).

L’usage du formulaire caisse est simple, le programme se positionne sur l’utilisateur en vue de vous permettre le changement de celui-ci (si vous êtes plusieurs à la caisse) en appuyant sur la touche <ENTER>.

Positionnement sur le numéro d’article après avoir introduit ce numéro et appuyez <ENTER>.
Positionnement sur la quantité avec 1 par défaut, introduisez la quantité ou simplement <ENTER>.

Pour clôturer le ticket appuyez F12 (V vert de la boîte à outils).

Positionnement sur le mode de paiement si l’utilisateur paie en liquide (option par défaut) appuyez de nouveau F12 et le ticket s’imprime, le programme passe au ticket suivant.

L’impression et la clôture de la journée Cf 2.03.03 permet d’imprimer un détail des tickets et un rapport sur la journée. Si le bouton ‘Procéder à la clôture’ est positionné le stock est mis à jour et la journée est bloquée. Bien qu’une proposition d’écriture comptable est affichée sur l’écran celle-ci n’est pas effectuée automatiquement et doit donc être reportée manuellement dans la saisie des opérations diverses.

Différents modes de paiement sont possible Cf 2.03.04. Veillez à créer un compte client pour chaque mode de paiement sinon l’impression de fin de journée risque de poser des problèmes. L’ensemble du montant d’un ticket doit être justifié, si vous avec des clients demandant un paiement différé, créez un mode de paiement PAIEMENT DIFFERE.

Les paramètres caisse Cf 2.03.05 permettent de fixer les possibilités de l’utilisateur de la caisse ainsi que le fond de caisse de départ. Ce formulaire devrait être accessible uniquement par une personne responsable, utilisez a cet effet le système d’accès par groupe en définissant par exemple un groupe VENDEUR et un groupe CHEF-VENDEUR.

Si vous utilisez plusieurs caisses, il est nécessaire de déterminer un numéro de caisse en affectant une variable d’environnement CAISSE (SET CAISSE=3).

NB : Vu la diversité des imprimantes utilisées pour ce traitement et leur manque de pilote windows il est souvent nécessaire de prévoir une personnalisation du ticket, cette personnalisation de l’état ticket est à effectuer par votre revendeur et ne fait pas partie des prestations standard.

2.03.01 CAISSE

Ce formulaire permet de tenir une caisse, c'est-à-dire l'établissement des tickets de caisse ..., il offre aussi la possibilité de faire directement des factures ou des notes de crédits...

Certaines zones peuvent être inaccessibles selon les paramètres que vous avez fixés pour la caisse utilisée.

Après avoir saisis les différentes lignes de votre ticket, vous validez une première fois sur le V VERT pour obtenir le total de votre ticket et atteindre les modes de paiement.

Une deuxième validation du ticket après votre répartition des modes de paiement provoquera l’impression du ticket et l’ouverture du tiroir caisse. Ce tiroir caisse peut être ouvert manuellement en introduisant la valeur « T » dans la zone du n° article.

L’annulation du contenu d’un ticket est obtenue en introduisant la valeur « A » dans la zone article.

DATE ET HEURE

Cette zone indique la date et l'heure de l’encodage.

DEPOT

Cette zone indique le numéro de dépôt ou le numéro du magasin auquel la caisse appartient.

CAISSE

Cette zone indique le numéro d'identification de la caisse. Si la case BLOQUE est cochée, le ticket est clôturé et on ne peut plus y travailler.

UTILISATEUR

Cette liste permet de choisir un utilisateur dans le groupe de personnes ayant accès à la caisse.

Pour connaître la liste des utilisateurs, il suffit de cliquer sur la flèche.
Pour choisir un utilisateur dans la liste, cliquez simplement sur le nom de l'utilisateur voulu.

Si vous désirez ajouter ou supprimer un utilisateur du groupe, il faut aller dans :
le « Menu Principal » « Paramètres » « Utilisateurs (définition, protection) ».
et apporter l'ajout, la modification ou la suppression souhaitée.

NUMERO TICKET

Cette zone indique le numéro de ticket en cours.

CATEGORIE TVA

Il s'agit de la catégorie TVA de votre client, vous pouvez être amener dans certains cas particuliers à modifier cette valeur si le mécanisme TVA pour cette facture est particulier.

Exemple: votre client est un assujetti auquel vous facturez vos produits à 21%, vous êtes cependant amenés à effectuer pour ce même client des travaux immobiliers permettant de faire intervenir le mécanisme du cocontractant. Dans ce cas particulier vous modifierez la catégorie TVA de 0 à 3 et ce, uniquement pour cette facture. Modifiez la catégorie avant d'introduire les lignes du ticket.

RECHERCHE DOCUMENT

Cette zone permet de recherche un précédent ticket. Cliquez sur la flèche pour obtenir la liste des tickets et cliquez ensuite sur le ticket choisi.

BLOQUE

Cette case à cocher permet de savoir si le ticket est bloqué (ex. : clôturé) ou pas.

CLIENT

Cette zone permet d'encoder un numéro de client pour les tickets de caisse. Si le document émis est un simple ticket, le client utilisé sera votre « client caisse », dans l’alternative choisissez le client pour lequel vous émettez un document en direct de la caisse.

Pour rechercher un client, utilisez les boutons SWITCH-DEPART-RETOUR prévus à cet effet dans la barre d’outils ou double-cliquez sur la zone.

Vous pouvez atteindre la zone « client » en tapant « C » dans la zone du n° article.

TEXTE COMMENTAIRE

Cette zone offre la possibilité d'émettre un commentaire pour l'opération.

NUMERO ARTICLE

Cette zone permet d'encoder un numéro d'article.
Pour rechercher un article, utilisez les boutons SWITCH-DEPART-RETOUR prévus à cet effet dans la barre d’outils ou double-cliquez sur la zone.

Si vous ne connaissez que le préfixe d'un numéro d'article, vous pouvez aussi effectuer une recherche rapide en entrant ce préfixe suivi d'un tiret (-), le programme va rechercher le premier article correspondant à ce critère.
Par exemple: 010- permet de rechercher l'article 010100 car il est le premier article dans la table ARTICLES ayant le préfixe 010.

DESIGNATION ARTICLE

Dès que vous spécifiez un numéro d'article, sa désignation (encodée préalablement dans le formulaire ARTICLE) est affichée automatiquement dans cette zone.

PRIX UNITAIRE

Le prix unitaire de l'article TVA inclue (prix étiquette).

REMISE

Encodez ici le pourcentage de remise sur le prix unitaire de l'article.

Vous pouvez introduire une remise sur l’intégralité des lignes du ticket en tapant « Rxx » dans la zone du n° article.

QUANTITE

La quantité vendue de cet article.
Par défaut, le programme va proposer la quantité 1.

CODE TVA

Cette zone provient du fichier article et est nécessaire pour effectuer le calcul de la TVA., elle peut être modifiée dans des cas particuliers.

DOCUMENT

Cette liste permet de choisir un type de document à créer.

Un type de document peut être une facture, un bon de commande, un bordereau,...
Le fait de choisir un type de document vous permet le transfert du ticket en cours vers ce document de gestion après impression de ce document. Veuillez valider dans votre caisse le paiement de ces documents.

Vous pouvez aussi demande la génération d’un bordereau ou d’une facture en saisissant la valeur « B » ou « F » dans la zone du n° article.

MODE DE PAIEMENT

Cette liste permet de choisir un mode de paiement.
Pour connaître les différents modes de paiement, il suffit de cliquer sur la flèche.

MONTANT DE PAIEMENT

Cette zone permet d'encoder les montants correspondants aux modes de paiement.
Une vente peut avoir différents modes de paiement. Il suffit d'encoder ici les montants relatifs à ces paiements.
Par exemple: 1 CASH 10.000 francs
2 CHEQUE 20.000 francs
pour une vente dont le montant s'élève à 30.000 francs.

Le total du ticket doit être identique à l’ensemble des montants de paiements

2.03.02 EFFACER LES JOURNEES CLOTUREES.

Ce formulaire vous permet d’effacer les tickets des journées clôturées.

EFFACER JUSQU’AU INCLUS

Cette zone est réservée pour spécifier la date jusqu'à laquelle on veut effacer la journée. Les tickets seront alors effacés jusqu'à cette date inclue. Utilisez cette fonction avec prudence, l’ordinateur propose par défaut l’effacement des tickets antérieur d’un mois par rapport à la date du jour.

2.03.03 IMPRESSION ET CLOTURE JOURNEE

Via ce formulaire, vous pouvez lancer l'impression du détail des tickets et/ou d’une synthèse de la journée, puis, clôturer la caisse. Vous êtes libre de décider du jour à clôturer qui n'est pas nécessairement la date du jour.

Les impressions et la clôture peuvent se faire ensemble une seule fois ou à des moments différents.
Lorsqu'une journée est clôturée, vous ne pouvez plus modifier les tickets.

DATE DU JOUR A TRAITER

Cette zone permet d'entrer une date pour laquelle on veut imprimer les différentes listes de fin de journée et clôturer la caisse.

IMPRESSION DETAIL DE TICKET

Cette option donne la possibilité de choisir d'imprimer les détails des tickets ou pas.

IMPRESSION SYNTHESE DE LA JOURNEE

Cette option donne le choix d'imprimer une synthèse des opérations.
Elle offre un résumé des différents modes de paiements ainsi qu'une vue statistique des fluctuations des clients par rapport aux différentes tranches horaires.

PROCEDER A LA CLOTURE

Cette case à cocher permet d'activer la procédure de clôture de la caisse.

2.03.04 MODE DE PAIEMENT

Ce formulaire permet de gérer les modes de paiement.

Il permet d’assigner un compte client, fournisseur ou général au montant utilisé pour un mode de paiement lors de l’édition de la synthèse de caisse.

Lors de l’utilisation d’un mode de paiement dans un ticket de caisse, il oblige l’ajout d’un article précis dans le ticket.

NUMERO DU MODE DE PAIEMENT

Ce numéro unique identifie le mode de paiement accepté par le programme.
Pour ajouter un nouveau mode de paiement dans le système, cliquez sur le POUSSIN de la barre d'outils.

NOM ABREGE

Cette zone est réservée pour indiquer le nom abrégé correspondant au numéro du mode de paiement. Il est limité à 10 caractères maximum.

NOM COMPLET

Cette zone permet d'encoder le nom complet d'un mode de paiement, beaucoup plus explicite que le nom abrégé. Il est limité à 50 caractères maximum.

ARTICLE A AJOUTER

Cette zone permet de définir l’article à ajouter dans un ticket de caisse lorsque le mode de paiement lié est utilisé.

TYPE DE COMPTE

Le type de compte permet de lier les différents modes de paiements aux différentes catégories de comptes :
   1 pour les comptes clients.
   2 pour les comptes fournisseurs,
   3 pour les comptes généraux.

NUMERO DE COMPTE

Cette zone permet d'encoder un numéro de compte.
Vous pouvez utiliser les boutons SWITCH-DEPART-RETOUR pour passer à la table de type de compte.

Vous pouvez aussi créer des comptes personnalisés pour le confort de votre travail.
Par exemple, si vous travaillez souvent avec les cartes de crédit VISA, vous pouvez créer un compte CCVISA.

DESIGNATION DE COMPTE

Elle affiche la désignation du compte correspondant au numéro de compte spécifié dans la zone N° de Compte.

DETAILLER LES OPERATIONS

Cette case à cocher donne le choix de détailler ou non le mode de paiement au point de vue de la comptabilité.

2.03.05 PARAMETRE CAISSE

Ce formulaire permet de consulter ou de modifier les divers paramètres concernant la caisse utilisée comme le numéro de ticket, numéro de dépôt ou de magasin, numéro de caisse, …

NUMERO CAISSE

Cette zone indique le numéro de caisse. Ce numéro est unique car il identifie la caisse. Il fait référence au paramètre d’environnement « CAISSE » que vous définissez dans « AUTOEXEC.BAT » de chaque ordinateur par la commande « SET CAISSE=x ».
Pour ajouter une nouvelle caisse et ses paramètres, il suffit de cliquer sur le POUSSIN.

NUMERO TICKET

Il est indiqué ici le numéro du dernier ticket de caisse.

PEUT TRAITER LES DOCUMENTS FACTURES, BORDEREAUX, ETC...

Cette case à cocher offre la possibilité au caissier de traiter ou non les documents officiels comme les factures, notes de crédit, bordereaux, …

PERMET LA CORRECTION DES DOCUMENTS

Cette case à cocher offre la possibilité de corriger ou non les documents non clôturés.

PERMET LA MODIFICATION DU NUMERO CLIENT

Cette case à cocher permet de donner la possibilité ou non d’accéder au numéro de client.

CLOTURE AUTOMATIQUE (MISE A JOUR DU STOCK ARTICLE)

Cette case à cocher permet de clôturer automatiquement le ticket saisi et de générer les mouvements de stocks adéquats.

NUMERO DE DEPOT OU DE MAGASIN

Cette liste permet de lier la caisse à un dépôt ou un magasin.
Pour connaître la liste des dépôts ou des magasins, il suffit de cliquer sur la flèche.
Pour en choisir un, il suffit de cliquer sur le nom du dépôt ou du magasin.

FOND DE CAISSE

Cette zone permet d'encoder le montant du fond de caisse.
Les zones DATE ET HEURE et UTILISATEUR permettent de connaître le moment du relevé du fond de caisse et la personne responsable.

FOND DE CAISSE HABITUEL

Cette zone permet d'encoder le montant du fond de caisse généralement destiné à la caisse.