|
|
|
|
|
|
2.02 COMMANDES FOURNISSEURS2.02.01 COMMANDE FOURNISSEUR2.02.01.01 DOCUMENT
Ce formulaire vous permet soit de créer un nouveau document, soit de consulter un document existant d'un fournisseur. Les différents types de documents à créer sont proposés dans la partie gauche du formulaire et la liste des documents existants, même ceux qui sont non modifiables, est affichée dans la partie droite du formulaire. TYPE DE NOUVEAU DOCUMENTIl permet de créer de nouveaux
documents. NUMERO FOURNISSEURCette zone permet de choisir
le numéro de référence du fournisseur dont on veut visualiser les documents. + DOCUMENTS NON MODIFIABLESSi vous voulez visualiser les documents non modifiables, cochez cette case. Sinon, seuls les documents modifiables seront affichés dans la liste. DOCUMENTS EXISTANTSVous voyez dans cette liste
tous les documents existants et leurs diverses informations comme la date
de création, le numéro de fournisseur, le type de document... Attention: si le document est non modifiable, vous pouvez uniquement le consulter.
Ce formulaire permet d'encoder les commandes pour les fournisseurs. Il se compose de 4 pages
différentes : DATE DU DOCUMENTIl s'agit de la date du
document. N° FOURNISSEURIntroduisez ici le numéro
de compte de votre fournisseur. MODE DE LIVRAISONVous pouvez préciser ici
un mode de livraison. ACHETEURVous pouvez noter dans
cette zone la personne responsable du document. CATEGORIE DE TVAPrécisez ici la catégorie
de TVA du fournisseur. ECHEANCECette zone est réservée
pour préciser une échéance de paiement. CODE STATISTIQUEVous pouvez choisir ici
un code pour les statistiques. N° DE DEPOT OU PRELEVER LE STOCKIl vous est possible de spécifier le dépôt dans lequel seront ajoutés tous les articles du documents. Ce dépôt sera transmis dans chaque ligne du document. Dans chacune de ces lignes, il vous sera également possible de le modifier. Par défaut, le dépôt est vide (dépôt principal). VOS REFERENCESCette zone est réservée pour encoder la référence du document. N° FAXVous pouvez en cas de nécessité, introduire ici un numéro de fax. Si vous disposez d’une carte Modem/Fax, il est possible de rediriger le document vers le fax en appuyant sur le bouton FAX de la barre d’outils. DATE DE LIVRAISONElle est réservée
pour encoder une date de livraison estimée ou certaine, date recopiée
dans la date de livraison de chaque ligne du document. BLOQUERSi cette case est cochée, il signifie que le document est non-modifiable. REMARQUE INTERNECette
zone vous permet de noter une remarque relative à une utilisation interne
de votre société. IMPRESSION DIRECTECette case à cocher vous permet soit d'imprimer directement le document (vous cochez la case), soit de le laisser en attente (vous ne cochez pas la case), la valeur initiale est définie dans les paramètres généraux. Le fait d'imprimer un document entraîne l'attribution d'un numéro à ce document. Dans le cas des imputations factures d’achat et note de crédit, le compteur utilisé est celui du journal comptable associé. PROFIL DOCUMENTVous pouvez préciser ici
le profil document avec lequel le document sera imprimé, si celui transmis
du fournisseur ne vous convient pas. LANGUEVous pouvez préciser ici
la langue avec lequel le document sera imprimé, si celle transmise du
fournisseur ne vous convient pas. AJOUT(Cfr 2.02.01.03) ALLER DANS LE DETAIL SUR UNE NOUVELLE LIGNECliquer sur ce bouton vous présentera l’écran de saisie des lignes du document en vous positionnant après la dernière ligne de clui-ci. Deuxième partie : Détails
N° D'ORDREIl s'agit du numéro d'ordre de la ligne dans l'impression du document. Chaque nouvelle ligne est incrémentée par 100. Si vous désirez intercaler des lignes dans les lignes existantes, il suffit de spécifier un n° d'ordre intermédiaire entre 2 lignes existantes. Exemple :
N° ordre Produit Si vous désirez visualiser immédiatement les modifications dans les lignes appuyez simultanément sur MAJUSCULE F9 N° ARTICLE INTERNEIl s'agit de l'article de votre fichier article, vous pouvez laisser cette zone vide si vous désirez encoder une ligne libre. Si une fiche article fournisseur existe pour cet article et ce fournisseur, les divers renseignements article, désignation, prix, mémo,... seront repris de cette fiche. Utilisez les boutons SWITCH-DEPART-RETOUR, pour rechercher vos articles. Cette zone est réservée pour encoder le numéro d'article du fournisseur. DESIGNATION SUR DOCUMENTLa désignation provient généralement du fichier article mais est cependant modifiable. Si votre n° article est vide, la désignation sera considérée soit comme une ligne libre ou de commentaire. Une ligne de commentaire est caractérise par aucune quantité (même pas 0), aucun prix (même pas 0) et aucun code tva. NOM ARTICLEDésignation provenant du fichier article. MEMOVous pouvez donner ici un texte de mémo concernant la ligne de commande. Lors d’une commande, le mémo se trouvant dans l’article sera proposé par défaut, ou de la fiche article fournisseur. PRIXIl est affiché ici le dernier prix d'achat de l'article. Ce prix est bien sûr modifiable. Il est affiché ici votre prix de vente de l'article. Ce prix peut être recalculé en fonction du pourcentage défini dans le formulaire FOURNISSEUR ou en fonction d’une table de revalorisation par département famille définie dans les paramètres. QUANTITEIl s'agit de la quantité à traiter. Vous
pouvez choisir ici une unité pour l'article. QUANTITE UNITE DE COMMANDEQuantité vendue dans une unité particulière choisie pour ce fournisseur ou récupérée par défaut de la fiche article fournisseur. Si cette unité est choisie, la quantité en unité de commande se transformera en quantité en unité de stockage en fonction des facteurs de conversion, et vice-versa si vous vous trouvez dans la quantité en unité de stockage. UNITE DE COMMANDEVous pouvez choisir ici un code abréviation d’unité supplémentaire, les quantités éventuellement saisies seront adaptées. Ce code abréviation peut être automatiquement transmis par l’article. REMISEVous pouvez encoder ici une remise accordée par le fournisseur. CODE DE TVACette zone provient du fichier articles et est nécessaire pour effectuer le calcul de la TVA., elle peut être modifiée dans des cas particuliers. CODE D'IMPUTATIONProvient en principe du fichier article et peut être modifié dans des cas particuliers. DEPOTAu départ, identique au
dépôt où prélever le stock du document, il peut être modifié. PLAN ANALYTIQUESi vous possédez le module analytique, il vous sera possible de suivre vos documents en précisant ici un plan analytique. COMPTE ANALYTIQUESi vous possédez le module analytique, il vous sera possible de suivre vos documents en précisant ici un compte analytique après avoir choisi un plan analytique. MISE A JOUR DU STOCKCette case cochée demandera la mise à jour du stock en fonction des quantités précisées pour l’article. DATE DE LIVRAISON DEMANDEEAu départ identique à la
de livraison prévue du document, elle peut être modifiée. DATE DE LIVRAISON CONFIRMEEAu départ identique à la
de livraison prévue du document, elle peut être modifiée. INSERER STOCK MINIMUMCe bouton permet de créer automatiquement un certain nombre de lignes dans un document de façon à combler la différence entre le stock physique de l’article et le stock minimum renseigné dans la fiche article, en commandant chez le fournisseur choisi dans le document traité. Troisième partie : Textes
TEXTE DEBUT DOCUMENTCette zone est réservée pour encoder un texte que vous désirez ajouter au début du document. TEXTE FIN DOCUMENTCette zone est réservée
pour encoder une remarque ou une note que vous désirez ajouter à la fin
de document. COMMENTAIRE COMPTABLECommentaire transmis à la pièce comptable lors de la comptabilisation du document. En son absence, le commentaire généré sera le nom du fournisseur utilisé pour l’imputation facture d’achat.
Quatrième partie : Etiquettes Acompte
ETIQUETTESEn poussant sur sur bouton, vous imprimerez autant d’exemplaires d’étiquettes concernant les articles du document traité. NOMBRE ETIQUETTENombre d’étiquettes que l’on va imprimer en poussant sur le bouton « Etiquettes ». INTRODUIRE UN ACOMPTECliquer sur ce bouton permettra de noter un acompte que vous versez au fournisseur. ACOMPTEDans le cas où un acompte est versé pour la commande, vous pouvez en introduire le montant dans cette zone. Lorsque « Impression directe » est positionné, en plus du processus précédent, une impression du document se déroulera également dans le nombre d’exemplaires décrit dans les profils documents. Troisièmement, si le document est une imputation facture d’achat ou une note de crédit, si « Impression directe » est positionné, un processus de comptabilisation sera proposé, ayant pour but la transformation en mouvements comptables, génération de mouvements de stocks, la création de fiches articles fournisseurs, la mise à jour des statistiques de l’article et de ses prix d’achat. Le même processus pourra se passer au stade des réceptions et renvois marchandises, mais dans ce cas, aucun mouvement comptable ne sera généré et la facture ou la note de crédit fournisseur devra être également encodée au niveau comptable, dès sa réception.
2.02.01.03 TRANSFERT COMMANDE FOURNISSEUR
Lorsque vous cliquez
sur le bouton INSERER DOCUMENT dans le formulaire de saisie, ce formulaire
apparaît. NUMERO DE DOCUMENTVous trouvez dans cette liste tous les numéros des documents relatifs au fournisseur choisi. Pour accéder à la liste, il suffit de cliquer sur la flèche et pour sélectionner un document donné, cliquez simplement sur le document. NUMERO D'ORDRE DEBUTLorsque vous avez sélectionné un numéro de document, vous pouvez en plus choisir les lignes détails à transférer. Ces lignes sont représentées selon un numéro d'ordre. Pour spécifier à partir de quelle ligne vous souhaitez transférer, entrez dans cette zone son numéro d'ordre. Seules les lignes qui sont comprises entre cette ligne et celle précisée dans la zone NUMERO D'ORDRE FIN seront transférées. Pour connaître les numéros d'ordre disponibles, cliquez simplement sur la flèche. D'autres informations que le numéro d'ordre seront affichées et vous permettront de choisir la ligne à transférer. Pour sélectionner un numéro, cliquez sur le numéro voulu. NUMERO D'ORDRE FINLorsque vous avez
sélectionné un numéro de document et le numéro d'ordre de la ligne qui
débute le transfert, il vous reste à préciser ici le numéro d'ordre de
la ligne qui termine le transfert. Pour connaître les numéros d'ordre disponibles, cliquez simplement sur la flèche. D'autres informations que le numéro d'ordre seront affichées et vous permettront de choisir la ligne. Pour sélectionner un numéro, cliquez sur le numéro voulu. QUANTITEDès que la sélection des lignes à transférer est faite, vous apercevez ces lignes dans la deuxième partie du formulaire. Vous pouvez en plus préciser ici la quantité de l'article que vous voulez transférer. Pour ne transférer aucune quantité de la ligne, introduisez 0 dans la quantité à transférer. Lors de la validation du transfert, les quantités contenues dans le document d’origine sont intégralement restituées au stock. Si le transfert concerne tout le document, celui-ci disparaîtra des documents en attente. Les quantités ne seront déduites de nouveau que lors de la validation du document de réception des lignes transférées. Attention : Sortir du document de réception des lignes transférées par la porte aura pour conséquence, la dispartion du document initial sans document final contenant les lignes transférées. 2.02.02 CONSULTATION MOUVEMENTS(cfr. Paragraphe 20104)
Lorsque l'existence d'un document n'a plus sa raison d'être, (par exemple une commande non aboutie), vous pouvez utiliser ce formulaire pour les enlever de la base de données. A PARTIR DU DOCUMENTCette zone permet de fixer un numéro de document à partir duquel vous désirez effacer. Pour accéder à la liste de documents, cliquez simplement sur la flèche et choisissez en cliquant sur le document. JUSQU'AU DOCUMENTCette zone permet de préciser un numéro de document au delà duquel vous ne voulez pas effacer. Pour accéder à la liste de documents, cliquez simplement sur la flèche et choisissez en cliquant sur le document. DATE A NE PAS DEPASSERVous pouvez aussi inscrire ici une date limite à ne pas dépasser. Cela signifie que seuls les documents dont la date est antérieure à celle-ci seront effacés. Par défaut, le programme vous propose la date du jour. N'oubliez pas de la modifier si vous voulez une autre date. Cet oubli peut causer des effacements non désirez et donc fatal pour vos données ! SUPPRESSION DES DOCUMENTS MODIFIABLESSi vous cochez cette case, vous donnez le feu vert pour supprimer les documents qui sont encore modifiables. N’utilisez cet option que dans des cas très précis et avec prudence. Ne perdez pas de vue que l’effacement d’un document modifiable provoque la mise à jour des stocks. TYPE DE DOCUMENTLes cases à cocher dans ce groupe d'options permet de choisir un type de document (demande d'offre, commande, ...) que vous désirez supprimer. 2.02.04 GESTION DES IMPUTATIONS D’ACHATS DES ARTICLES
Ce formulaire permet l'encodage
des codes se trouvant sur la fiche article. Ces codes permettront la
ventilation comptable de vos factures d'achat suivant la nature de l'article. CODE D'IMPUTATIONCette zone permet d'encoder
un code d'imputation qui sera lié à un compte comptable. COMPTE GENERALChoisissez un compte dans
la liste pour le lier au code d'imputation.
Ce formulaire permet de générer l'impression des documents pour votre usage interne. A PARTIR DU DOCUMENTCette zone permet
de préciser un numéro de document. Seuls les documents à partir de ce
numéro jusqu'au numéro dans la zone DOCUMENT FIN seront imprimés. JUSQU’AU DOCUMENTCette zone permet
de préciser un numéro de document. Seuls les documents à partir du numéro
dans la zone DOCUMENT DEBUT jusqu'au numéro dans cette zone-ci seront
imprimés. IMPRIMER EGALEMENT LES DOCUMENTS N’AYANT PAS RECU DE NUMEROEn cochant cette case, vous donnez l'ordre d'imprimer aussi les documents qui n'ont pas encore reçu un numéro. TYPE DE DOCUMENT (OFFRE ...)Ce groupe d'options permet de choisir un type de document que vous voulez imprimer. IMPRESSION DU DETAILCette case à cocher permet de préciser si vous voulez ou non imprimer les détails du document. 2.02.06 IMPRESSION MOUVEMENTS(cfr. Paragraphe 20108)
Lors d’une impressiond’un document sans n°, le document du type envisagé prendre la valeur suivant celle présente dans ce formulaire dans l’exercice actif dans lequel se trouve la société. Exemple : si vous imprimez une réception fournisseur dans l’exercice actif 1999, son numéro sera 2. Vous pouvez bien sûr modifier ces numéros de documents si nécessaire. 2.02.08 PROFILS DOCUMENTS D’ACHATS
Ce formulaire permet de
créer et paramétrer des profils du document d'achat. Ces profils seront
utilisés lors de l'impression des documents commerciaux comme offres,
bordereau de réception de marchandises... Si un profil document n’existe pas pour le type de document envisagé, l’impression envisagera le profil standard STD. Si celui-ci n’existe pas, l’impression utilisera l’état standard attaché au type de document. NOM DU PROFILCette zone contient le
nom du profil de document. TYPE DE DOCUMENTCette zone contient le
type de document. EXEMPLAIRESElle contient un chiffre. Lors de l'impression du document précisé dans la zone NOM DE L'ETAT, ce chiffre détermine le nombre d'exemplaires. TEXTE DEBUT DU DOCUMENTVous pouvez encoder ici
un texte qui s'imprimera au début du document. TEXTE FIN DU DOCUMENTVous pouvez encoder ici
un texte qui sera imprimé à la fin du document. ETAT DU DOCUMENTCette zone contient le nom de l'état (la squelette ou le lay-out) qu'utilise le programme pour imprimer le document. CHAINAGE DE DOCUMENTSSi vous voulez imprimez une réception marchandise et que l’imputation facture d’achat s’imprime ensuite sans aucune altération du document, vous pouvez utilisez le chainage en décidant que le type de document suivant est l’imputation facture d’achats. Pour ce faire, dans le profil « Réception Marchandise », cliquez sur la flèche et choisissez le type de document imputation facture d’achat.
|
