0.01 LICENCE D’UTILISATION

La présente licence constitue le seul et unique contrat liant l’acheteur et utilisateur du progiciel Visual Concept et la société  Concept Systems S.A.

Avant toute utilisation de Visual Concept, vous certifiez avoir lu, compris et accepté les termes du présent contrat. En cas de désaccord, vous ne devez en aucun cas ouvrir l’emballage contenant le logiciel mais retourner le produit complet à votre revendeur.

Les programmes et fichiers Visual Concept et ce, quel que soit le support utilisé, reste la propriété exclusive de la société Concept Systems S.A.. L’utilisateur dispose d’un droit d’utilisation non transférable et applicable sur un seul site et sur un seul poste par licence. L’utilisation du progiciel par un tiers et à quelque titre que ce soit, constitue une violation du présent contrat.

Vous vous engagez à protéger la propriété intellectuelle de Concept Systems  vis-à-vis des tiers ou des membres de votre entreprise.

Nous garantissons la correction d’erreurs systématiques et reproductibles dues à des défaillances du progiciel Visual Concept. Cette garantie s’effectue par renvoi d’une version corrigée,  toutefois la réimplantation sur le site si elle s’avère nécessaire ne fait pas partie de la garantie.

L’utilisateur accepte le produit ainsi que ses dérivés dans l’état ou il se trouve avec ses qualités et ses défauts, il ne pourra pas être invoqué ultérieurement l’inadéquation du produit à l’usage, la qualité, les performances ou tout autre critère. La société Concept Systems ne pourra être tenue pour responsable des dommages, pertes de données, dysfonctionnement résultant de l’usage ou du non-usage du produit. La garantie reste limitée à  la reprise de la licence d’utilisation et à son remboursement.

Nous garantissons l’adaptation de nos produits en fonction du marché et de la législation  pour autant que l’utilisateur souscrive un contrat de mise à jour.

Toutes modifications des bibliothèques Visual Concept sans accord préalable constitue un renoncement à toutes formes de garanties. Cette garantie est valable pour une période de 12 mois à partir de la date de votre facture d’achat. Le support téléphonique et la maintenance s’effectuent par l’intermédiaire du revendeur sauf si vous souscrivez un contrat de maintenance direct avec la société Concept Systems.

La société Concept Systems se réserve le droit de modifier le progiciel et ses dérivés sans en avertir au préalable l’utilisateur.

En cas de litige, le droit belge sera seul applicable et les tribunaux de l’arrondissement de Huy seuls compétents.

0.02 COMMENT INSTALLER VISUAL CONCEPT ?

0.02.01 GENERAL

Certaines variations dépendantes de l’environnement et de la version de Windows peuvent modifier légèrement les fonctions ou la manière de procéder, nous vous demandons d’en tenir compte pour l’ensemble des modules.

Lancez votre système Windows

Dans l’option DEMARRER

Choisissez Exécuter et introduisez D:\INSTSQL\NET\SETUP (ou INSTALL) suivi de la touche OK.

Suivez les différentes instructions

2 nouvelles icônes sont maintenant ajoutées dans le dossier ‘Visual Concept’.

L’icône reprenant le sigle Visual Concept permet l’activation des programmes Visual, la seconde icône comprend les utilitaires (sauvegarder, restaurer, initialiser un dossier,…).

Activez maintenant l’icône VISUAL, le programme effectue une série de contrôles pendant quelques instants (suivant la vitesse de votre système) ; après ce délai l’écran d’Invite apparaît (C.F.0.05).

Vous êtes connecté par défaut sur la société dite de références portant le mnémonique ou numéro STD avec un nom d’utilisateur par défaut U. Validez l’information  ,vous êtes en face du menu principal.

Nous vous conseillons de ne pas introduire des informations dans la société STD mais plutôt initialiser une nouvelle société, pour ce faire, nous allons quitter Visual  et activer le programme utilitaire

Activez l’icône des utilitaires, pressez ensuite l’icône à droite du choix ‘Initialisation Nouvelle Société’. Introduisez un mnémonique de 8 caractères (minimum 3 caractères) pour la société ainsi que son nom complet, appuyez ensuite sur  pour valider l’information, quittez ensuite le programme des utilitaires et relancez Visual Concept.

Lors de l’invite, sélectionnez le mnémonique de la nouvelle société et valider, le système vous demande d’initialiser l’exercice comptable (C.F. 1.01.09.01). Procéder de cette manière pour toutes nouvelles sociétés que vous désirez créer.

0.02.02 RESEAU

Ce chapitre concerne  plus spécifiquement les administrateurs de réseau désireux d’installer Visual Concept dans un environnement multi-utilisateurs

Il est important de comprendre comment et de quelle manière Visual fonctionne pour mieux appréhender les problèmes résultant du choix d’une architecture réseau particulière. Visual fonctionne sur un modèle client/serveur, le programme est installé sur chaque station, les données sur le serveur. Le lien permettant de connaître l’emplacement des données et des tables communes se trouve sur chaque station dans la base de données VCS97SQL.MDB et dans la table INFO_SYS dans le champ REP_UTL.

Installation sur serveur dédicacé et accès par station

Procédez à l’installation complète à partir d’une station. Exécutez la commande D:\INSTSQL\NET\SETUP /A (ou INSTALL). Le contenu du CD (ou des disquettes) est copié sur le serveur dans un répertoire librairie qui contient une version commune du logiciel.

Assurez-vous que vous disposez d’un lecteur virtuel (Drive) identique sur toutes les stations pour accéder au répertoire contenant le logiciel.

Relancez INSTALL à partir du répertoire choisi.  Choisissez option station de travail et poursuivez l’installation.

Cliquez sur l’icône Visual Concept et connectez-vous sur la société par défaut STD, quittez le logiciel et initialisez les sociétés nécessaires en spécifiant le répertoire choisi, quittez les utilitaires.

Rechargez Visual Concept et changer de société, effectuez maintenant le paramétrages commun a tous les utilisateurs.

Il est important de comprendre que l’icône Visual lors de l’installation en ‘STATION DE TRAVAIL’, active le programme commun et non celui propre à la station.  Nous vous conseillons d’effacer les icônes et le dossier Visual après paramétrage, et de procéder à l’installation COMPLETE de chaque station (y compris celle sur laquelle vous venez de travailler).  Cette procédure permet d’accélérer le chargement de chaque station ainsi que son paramétrage.

Si vous désirez empêcher l’usage des utilitaires à partir de certaines stations, supprimez simplement l’icône utilitaire.

Je désire utiliser le serveur comme station de travail

Procédez comme pour l’installation standard réseau en veillant à faire cette installation sur un Pc qui n’est pas le serveur.

Installez la station de travail sur le serveur comme un autre poste.  Lancez l’application comme sur une autre station.  Vous recevrez un message d’erreur mentionnant que le système ne trouve pas la base de donnée, c’est normal puisque le chemin est différent pour le serveur ; le programme vous signale qu’il se connecte de nouveau à STD la base de donnée d’origine.  Modifiez maintenant dans les paramètres Table des sociétés, les répertoires du ou des sociétés se trouvant sur le serveur.  Modifiez le répertoire dans la table INFO_SYS pour spécifier le répertoire du serveur et effectuez un changement de société vers la bonne société.

En cas de modification du programme, dois-je réimplanter cette modification sur chacune des stations ?

A partir de la station où vous effectuez les modifications (Etats, formulaires), incrémentez, via les paramètres, le n° de version se trouvant dans INFO_SYS.

Sur le répertoire librairie du serveur (répertoire où vous avez installé Visual), faites une copie du VCS97SQL.MDB contenant la version précédente (Exemple COPY VCS97SQL.MDB VCS97SQL.MDO).  Copiez votre nouvelle version vers le répertoire librairie du serveur.

Lors du rechargement des stations, le programme signalera une nouvelle version et effectuera la mise à jour.

0.03 ERGONOMIE

Un progiciel pour être facilement utilisable doit disposer d’un mode opératoire identique pour chaque module. L’interface de Visual Concept est conçue pour être utilisée avec un minimum de connaissance, la boîte à outils résume l’ensemble des fonctions simples, l’utilisateur après un temps d’adaptation aura recours aux touches fonctions et aux abréviations pour accélérer son travail.

0.03.01 ERGONOMIE GENERALE

Vous remarquerez que Visual Concept est composé d’une série d’écrans modifiables tant en taille, qu’en position.  Ce système permet d’agencer le contenu de l’écran en fonction des habitudes de travail, des caractéristiques de l’écran et des tâches en cours.

Les zones blanches permettent l’introduction d’information.

Les zones grises ne sont pas modifiables.

Une barre d’outils résume les fonctions essentielles (ses fonctions se retrouvent dans le menu déroulant Boîte à outils).

Le menu déroulant permet d’activer des options non fréquentes (Filtre, Whoami, etc...)

Les différents choix des menus sont activés en appuyant sur l’icône à droite de chaque choix. Une case Abréviation permet d’activer automatiquement un choix en reprenant le code qui se trouve entre crochet  Cf 0.04

Certains écrans doivent être déverrouillés via  pour être en position  avant de pouvoir y effectuer une saisie.

Ergonomie du mode d’emploi

L’usage de indique un chapitre technique que nous conseillons au lecteur débutant d’ignorer.

Le mode d’emploi est structuré en 4 parties :
- la partie 0 est consacrée à l’usage général de Visual (Licence, installation)
- la partie 1 est consacrée au volet comptable du produit
- la partie 2 détaille la gestion commerciale
- la partie 3 reprend l’ensemble des paramètres utiles dans les parties 0 à 2.

0.03.02 LA BARRE D’OUTILS

La plupart des fonctions de votre logiciel sont accessibles simplement à l'aide des boutons de la boîte à outils. Nous allons expliciter  chacun de ses outils dans l'ordre de leur emplacement dans la barre de gauche à droite.

Le POUSSIN sortant de l’œuf signifie une création, une nouvelle naissance. Si vous désirez par exemple, créer un nouveau client à partir du formulaire GESTION DES CLIENTS, vous utiliserez ce bouton.

Le  V VERT est le bouton le plus fréquemment employé, il marque votre accord par analogie avec l'annotation Vu que votre professeur inscrivait dans votre cahier. Lorsqu'une information vous paraît complète et correcte et que vous désirez passer à l'étape suivante vous appuierez sur ce bouton.

Le X ROUGE marque votre désir d'annuler, de barrer votre dernière action.

La POUBELLE vous permet d'effacer une information (un enregistrement comme dise les informaticiens) que vous ne désirez plus utiliser. Visual Concept vérifie cependant si oui ou non vous pouvez effacer cette information. Eh oui, vous ne pourrez pas, par exemple, effacer un client si celui-ci est toujours actif dans votre comptabilité.

Le bouton   SWITCH RETOUR est un bouton « bizarre » qui vous sera cependant  d'une grande utilité. Vous remarquerez que sur certains formulaires, des zones utilisées pour introduire des informations sont entourées d'un trait rouge.

Si votre curseur se trouve sur une de ces zones, en appuyant sur le bouton SWITCH DEPART  (le dernier de la barre d'outils) vous vous retrouverez dans le formulaire en rapport avec cette zone, choisissez ensuite  l'information appropriée et appuyez sur le bouton   et vous serez de nouveau dans votre formulaire de départ avec la bonne information (compliqué à expliquer mais vous verrez,  facile à utiliser). Ces boutons permettent  par exemple de rechercher un client, un compte, un article...

Si nous utilisons ultérieurement le vocable SWITCH-DEPART-RETOUR, c’est pour désigner ce mécanisme.

La PORTE permet de sortir d'un formulaire actif (ouvert).

Le SWITCH DEPART est associé au bouton  SWITCH RETOUR  que nous avons détaillé plus haut.

Le MENU permet le retour sur le formulaire MENU. C’est pratique lorsque vous avez ouvert beaucoup de formulaires.

La CALCULATRICE permet d'effectuer un calcul et de renvoyer le résultat dans la zone en cours en appuyant de nouveau sur le bouton.  Attention le nombre de décimales est positionné à 0 par défaut.

Le FAX permet de déclencher le processus de télécopie sans quitter Visual Concept.

Le professeur permet d'appeler l'aide.

La VUE est représentée par deux nouveaux boutons. Le bouton de gauche permet de faire passer certains formulaires au mode d’affichage en colonnes (feuille de données).  Le bouton de droite permet de faire passer certains formulaires en mode d'affichage normal (formulaire en continu).

Les boutons AZ et ZA permettent de filtrer l'information choisie soit en ordre croissant ou décroissant.  Vous désirez par exemple, visualiser les clients en ordre alphabétique du nom.  Positionnez votre curseur dans la zone NOM DU CLIENT, appuyez sur le bouton AZ, vos clients seront en ordre alphabétique.

L'ENTONNOIR permet de filtrer l'information.  Vous désirez par exemple, visualiser les clients dont le nom débute par la lettre A.  Positionnez votre curseur dans la zone NOM DU CLIENT, appuyez sur l’entonnoir, modifiez la valeur fournie par la lettre A et appuyez sur OK.

L'ENTONNOIR AVANCE permet de modifier le filtre en cours et de créer des filtres sur plusieurs informations.

L'APPLICATION DE L'ENTONNOIR permet d'afficher l'ensemble des informations tenant compte du dernier filtre utilisé.

L'ANNULATION DE L'ENTONNOIR permet d’éliminer le filtre en cours et d’afficher l'ensemble des informations.

L’IMPRIMANTE permet d’imprimer le contenu de l’écran actif.

LA DISQUETTE permet d’enregistrer la position et la taille de l’écran actif.

0.03.03 LES TOUCHES FONCTIONS

F1                                Appel de l’aide.

F2                                Sélection ou désélection de la zone en cours.

F3 ou Ctrl_S                   Switch départ (Switch départ de la barre d’outils).

F4                                Switch retour  (Switch retour de la barre d’outils).

F5 Ctrl_Q                       Fermeture d’un formulaire (Porte de la barre d’outils).

F6 ou Ctrl_F                   Activer le filtre (Entonnoir de la barre d’outils).

F7 ou Ctrl Insert             Créer un nouvel enregistrement (Poussin de la barre d’outils).

F8 ou Ctrl_L                   Modifier la vue du formulaire (Bouton Vue de la barre d’outils).

F9 Ctrl_M                       Retour sur le menu (Menu de la barre d’outils).

F12                               Valider, OK (V vert de la barre d’outils).

ESC ou Ctrl_A                  Annuler la modification (X de la barre d’outils).

Ctrl_B                             Activer la calculatrice (Calculatrice de la barre d’outils).

Maj_F2                           Zoom sur une zone.

Ctrl_’                              Duplication de la même zone de l’enregistrement précédent.

Ctrl_:                              Afficher l’heure dans la zone en cours.

Ctrl_;                              Affiche la date dans la zone en cours.

Ctrl_PgUp Ctrl_PgDn           Passer à l’enregistrement précédent ou  suivant.

PgUp PgDn                        Passer à la page présente ou suivante.

Home End                         première ou dernière zone.

Ctrl_Home Ctrl_End            Premier ou dernier enregistrement.

Exemples

Ctrl_X  Appuyez simultanément sur la touche Contrôle et la touche X  Maj_X  Appuyez simultanément sur la touche Majuscule (Shift) et sur X

0.03.04 VARIABLES CURRENT

Il s’agit d’une série de variables internes pouvant être introduites dans différents champs de l’application. Leur usage permet de tenir compte de l’environnement dans certains cas. La formule suivante permet par exemple d’intégrer le montant en lettre du dernier total calculé d’un document. Le résultat de la fonction peut être intégré dans un champ d’un état ou d’un formulaire en utilisant la fonction =CURRENT(XXXXX).

Exemple :  Certifié sincère et véritable à la somme de CUR(CERTIFICATION)

CAISSE                                                 N° de caisse active.

CERTIFICATION                Montant en lettre du dernier total d’un document.

DATE                                    Date en cours sous la forme JJ/MM/AA.

DATE_ABR                         Date en cours sous la forme JJMMAA.

DEVISE                 Devise de l’application.

DEV_DEC                             Décimale de la devise en cours.

FAX                                      N° de fax en cours.

FAX_LOGICIEL  Nom du logiciel Fax utilisé.

FAX_NOM                          Nom du destinataire du fax en cours.

LICNO                                   N° de licence logiciel.

LICNOM                               Nom du propriétaire de la licence.

TYPENOCLIENT Type de numérotation client 1-Alpha 2-Numérique.

LGNOCLIENT                      Longueur n° de client.

TYPENOFOURN Type de numérotation Fournisseur 1-Alpha 2-Numérique.

LGNOFOURN                      Longueur n° de fournisseur.

LOT                                       N° de lot bancaire en cours.

LOT_PROCEDE                  Procédé de paiement du lot .

SOCIETE                              Dossier ou société en cours.

SOC_NOM                           Nom de société.

USER                                     Mnémonique de l’utilisateur.

USERNOM                           Nom de l’utilisateur.

EXERCICE                            Exercice comptable actif.

PERIODE                              Période comptable en cours.

0.04 LE MENU PRINCIPAL

Ce formulaire vous permet de choisir l'application que vous désirez activer.  Pour cela, il vous suffit de cliquer sur celle-ci.

Pour développer un menu,  il vous suffit de cliquer sur le + à gauche de celui-ci.

Une autre manière d'exécuter une application est d'appliquer le code abréviation qui se trouve entre crochet à la fin de chaque choix, une zone dans le coin supérieur droit est prévue à cet effet.

Pratiquement, si vous vous trouvez sur un formulaire autre que le menu, appuyez simultanément sur <Ctrl> M pour revenir au menu principal et introduisez le code abréviation suivi de <ENTER>.

0.05 L’INVITE – Changement Utilisateur ou Société

Dès l'entrée de Visual Concept, ce formulaire vous invite à établir une connexion.

UTILISATEUR

Pour ouvrir une connexion, vous devez d'abord choisir un utilisateur.

Pour connaître la liste des utilisateurs existants, il suffit de cliquer sur la flèche. Cliquez simplement sur l'utilisateur pour marquer votre choix.

SOCIETE      

Dans le cas où vous l’ignoreriez, Visual Concept est un programme multi-sociétés.
C'est pourquoi, vous devriez aussi spécifier la société à laquelle vous désirez vous connecter.

MOT DE PASSE D'UTILISATEUR        

Si vous avez créé un mot de passe pour assurer la connexion. Il est impératif de l'introduire ici.

MOT DE PASSE DE SOCIETE Si au niveau de la société, vous avez aussi protégé l’accès aux données par un mot de passe, introduisez le mot de passe en question, pour la connexion.